- Murielle
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9 astuces pour améliorer sa gestion du temps et des priorités efficacement. Apprenez comment planifier votre organisation personnelle. Le tout sous la forme de questions / réponses ainsi que des images des outils que je me suis approprié au fil du temps.
Quelle est la différence entre organiser et planifier ?
Organiser est, pour moi, l’étape précédant la planification.
C’est la réflexion durant laquelle on va chercher quoi faire et pourquoi.
On va clarifier ses désirs, ses impératifs et ses objectifs. Le but étant de mettre au point un plan, une stratégie.
Tandis que planifier revient à décider où, quand et comment appliquer son plan. Il s’agit de déterminer les circonstances à prendre en compte avant de passer à l’action.
Quel planner choisir ? Est-ce un type d’organisation fait pour tout le monde ?
Non, le planner n’est pas fait pour tout le monde !
Chaque support ne s’adapte pas forcément aux besoins de tous ni à la situation dans laquelle on se trouve.
Exemple : un étudiant se servira d’un agenda mais, une fois dans la vie active, celui-ci peut ne plus lui convenir. Le bullet journal peut s'averer être une solution extrêment efficace.
Me concernant, j'ai été du genre à vouloir tester plusieur méthodes (traveller's notebook, bullet journal, planner) afin de me faire une meilleure idée sur celle qui me convenait le mieux. Mais pour apprécier une solution d'organisation, encore faut-il se l'approprier réellement et faire preuve d'un peu de persévérance. J'ai mis environ 1 an à savoir ce qui me convenait en ayant changé 3 fois (soit, 1 fois tous les 4 mois environs!). A mon avis, 4 mois c'est un minimum pour définir si une méthode nous convient ou pas.
Voici quelque images de mes carnets dans mes traveller's notebook.
J'ai utilisé cet outil en continu pendant près de 3 ans (1 petit carnet par mois pour
regrouper ma vie personnelle et ma vie professionnelle : planner, modo chiffres, gratitude,...
Sans même m'en rendre compte, j'utilisait déjà la méthode du bullet journal à l'intérieur sans savoir que ça s'appelait comme cela ...
Pour des raisons pratiques, j'ai toujours TOUT regroupé au même endroit : pro & perso!
Désormais je l'utilise systématiquement pour chaque départ en voyage professionel ou personnel.
Comment choisir son support et définir la méthode la plus adaptée ?
Il faut d’abord considérer ses impératifs : que doit-on noter ?
Des rendez-vous, des projets détaillés nécessitant de la place ?
Réfléchissez aux circonstances dans lesquelles vous devrez l’utiliser : où, quand, comment et avec qui ?
Devrez-vous le transporter souvent ? synchroniser vos délais ?
On prendra également en compte ses goûts pour être sûr de continuer à l’utiliser. Un planner de type Happu Planner sera plus pratique pour ajouter / retirer des feuilles.
D’autres préfèreront la liberté et la simplicité d’un bullet journal.
Il faut aussi considérer le transport. Le support est un outil. Il doit donc se soumettre à nos besoins comme à nos envies et non le contraire.
Il n’y a qu’en testant et en le confrontant aux contraintes quotidiennes qu’on se rendra compte s’il est adapté.
Comment ne plus s’éparpiller ?
Tout l’enjeu est de faciliter la prise de notes.
On pourra ainsi développer sa confiance en sa liste pour dépendre d’elle. Il faut essayer d’avoir de quoi écrire toujours à portée de main.
Se dire qu'on note brièvement sur un brouillon ou un post-it pour ensuite reporter "au propre" est un leurre.... Notre temps est précieux... autant se la jouer efficace et avoir un support unique ou qui rassemble toutes nos notes.
En limitant les supports et les lieux de collecte on évite ainsi de s’éparpiller et de laisser passer ses idées.
Par où commencer ?
Je conseille toujours de commencer par écrire tout ce qu’on doit faire afin de gagner en clarté.
Ensuite, pour choisir par quelle tâche commencer, on va privilégier :
- Les tâches les plus rapides, c’est plus gratifiant d’effectuer plusieurs choses en peu de temps
- La tâche la plus difficile, on en sera débarrassé
- La tâche ayant le plus d’impact, on obtiendra des résultats plus vite
- La tâche la plus plaisante, plus facile pour se motiver
- La première chose qui vient à l’esprit ou qu’on a devant soi, on passera moins de temps à réfléchir et on se lancera plus vite
Lorsque j'anime des ateliers bullet journal, voici la phrase qui revient le plus souvent : "Moi, le problème que j’ai régulièrement, c’est des to-do lists immenses ! Pour le mois ou même la semaine. Du coup je me sens débordée avant même d’avoir commencé… Et en général je n’ai jamais tout fait à la fin de la semaine ou du mois, donc je suis déçue"
Pour éviter les listes de choses à faire qui n’en finissent plus, je décompose selon des thèmes ou des lieux.
En plus d’être plus accessibles, les listes thématiques garantissent l’équilibre puisqu’on évite de se concentrer sur un seul domaine.
Par ailleurs, il est impossible d’estimer correctement la durée que prendra une tâche. Cela s’appelle l’illusion de la planification. Il existe aussi la loi de Parkinson selon laquelle : plus on a de temps pour effectuer quelque chose, plus on en mettra pour la réaliser....
Autant dire que tout ce qui est temporel est extrêmement compliqué donc, rien que pour ça, on va moins culpabiliser !
Ensuite, on essaiera de choisir la tâche la plus importante dans sa liste.
Chaque semaine ou chaque mois, déterminez une action à accomplir pour ne pas être déçu. Définissez quelle tâche importante vous soulagera le plus, ce sera celle pour laquelle vous vous direz : « Au moins, j’ai fait ça ! ».
Comment faire pour garder la motivation et la rigueur de routine et d’organisation ? Comment ne pas avoir à tout faire le weekend, et comment s’y tenir, surtout sur le long terme ?
Il faut garder en tête son pourquoi afin de rester motivé.
Les raisons doivent être claires et suffisamment fortes. Cependant, il n’est pas nécessaire de chercher bien loin : si votre but est d’avoir plus de temps libre le weekend, pensez-y durant la semaine afin de vous motiver à agir sur le moment.
La motivation devient : je le fais maintenant pour ne pas avoir à le faire plus tard...
Ce qui me motive le plus souvent est d’agir pour ne pas culpabiliser ensuite ou pour pouvoir rayer la tâche de ma liste !
Selon les tâches ou les projets, il convient aussi de s’inspirer régulièrement. Cherchez ce qui va éveiller votre motivation : des modèles à imiter, des partenaires à qui rendre des comptes, un tableau d’inspiration, etc.
La motivation se construit petit à petit.
Lire et me documents sur le sujet m'a ouvert les yeux et cela m'a permis d'optimiser mon organisation personnelle et professionnelle. Je vous recommande vivement la lecture des deux Best sellers ci dessous.Savez-vous que la méthode du bullet journal peut très bien s'appliquer dans vos carnets pour traveller's notebook ou dans votre planner?
Comment faire participer toute la maisonnée ?
Pour commencer, on doit fixer des objectifs communs.
C’est valable autant à la maison qu’au travail comme pour tout projet de groupe.
Avec les autres, il faut s’efforcer d’être clair sur :
- ce qu’on veut
- comment on le veut
- expliquer comment l’obtenir
Cela évitera les malentendus et de repasser derrière si c’est mal fait.
Évitez d’imposer quelque chose, cela engendre automatiquement de la résistance. Mieux vaut montrer les avantages, notamment aux enfants, puisque ça n’est pas évident pour eux.
Si leur seule motivation est un ordre voire la peur d’une punition, ils n’y verront jamais l’intérêt. En revanche, si vous leur montrez que c’est plus agréable de vivre dans un espace ordonné, cela aura plus de sens.
N’hésitez pas à expliquer que vous n’avez pas l’énergie de ranger derrière eux et qu’ils vous aideraient beaucoup s’ils le faisaient eux-mêmes.
Faire plaisir à quelqu’un qu’on aime est plus motivant que d’échapper à une réprimande !
Appréciez leurs efforts : leur force de volonté se construit, ils apprennent. Chaque tentative est un pas vers plus de maitrise.
Avec les adultes, négociez, soyez diplomate et cherchez la meilleure solution pour tout le monde. Vous pouvez aussi transformer la difficulté en prenant le problème à l’envers.
Remplacez la corvée en bonne expérience, cela sera surtout bénéfique pour les enfants qui ne grandiront plus en voyant le rangement comme pénible.
Comme dirait Mary Poppins : « Dans chaque travail, il y a un élément au fond qui fait que l’on s’adapte ! »
Comment évaluer ses progrès ?
L’étape fondamentale pour évaluer ses progrès est d’effectuer des revues régulières.
Si possible chaque semaine.
On peut aussi en envisager chaque mois, chaque trimestre, chaque année, etc.
On va examiner : ce qu’on a fait ce qu’on a reporté ce qui est en attente ce qu’on a annulé
On cherche ensuite ce qui a marché ou pas, on évalue si ses objectifs sont toujours d’actualité, si on ne doit pas se repositionner et changer de stratégie.
On va également se demander ce qu’on aurait pu mieux faire et comment s’améliorer à l’avenir.
.. Voilà... j'espère vous avoir un peu plus éclairé :) si vous avez des questions, n'hesitez pas à me les poser en commentaire!
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